Planificación

 

El ciclo de desarrollo de un sistema comienza con un “system request”, que es un pedido de ayuda formal que se hace al departamento de sistemas de información. Las razones principales para este pedido son:

 

  1. Mejorar el servicio – Proveer nuevas herramientas al usuario para que realice su trabajo.
  2. Mejorar el desempeño del sistema – Son pedidos que se hacen cuando un sistema no cumple con los requisitos de desempeño. Por ejemplo, un sistema muy lento o que no es compatible con un equipo nuevo.
  3. Más información – Puede que la información actual no sea suficiente para satisfacer las necesidades cambiantes de la compañía.
  4. Controles más fuertes – El sistema debe tener controles efectivos que aseguren que los datos son correctos y seguros. Incluye el uso de “passwords”, niveles de accesos, etc.
  5. Reducir costos – Puede que el sistema actual sea costoso para operar o mantener, ya sea por problemas técnicos, cambios en la tecnología, demanda del negocio, etc.

 

¿Quiénes realizan “system request”? Los pedidos al sistema pueden ser motivados por factores internos o factores externos de la organización. Algunos factores internos son:

Ø      los usuarios

Ø      la alta gerencia

Ø      los sistemas existentes

Ø      el mismo departamento de sistemas de información.

 

Los factores externos que causan pedidos al sistema son:

Ø      cambios en leyes del gobierno

Ø      cambios en la economía

Ø      la tecnología

Ø      los suplidores, con nuevas versiones de programas

Ø      la competencia

Ø      los clientes

 

Evaluación de los “system request”

Dependiendo de la organización, los “system requests” se evalúan de diferentes formas. Si el cambio que se pide es mínimo, tal vez sólo necesita la evaluación del analista de sistemas o del gerente del departamento de sistemas de información. Sin embargo, si el pedido requiere muchos cambios al sistema actual o un sistema totalmente nuevo, probablemente sea un comité el que evalúe el “system request”. De todas formas, una de las primeras preguntas que se debe hacer sobre el “system request” es su viabilidad.

 

Existen tres tipos de viabilidad (feasibility): viabilidad operacional, viabilidad técnica y viabilidad económica.

Ø      Viabilidad operacional: un sistema es operacionalmente viable si será utilizado efectivamente después de su desarrollo. Si los usuarios tienen dificultad con el nuevo sistema, éste no producirá los beneficios esperados. Es necesario preguntarse si:

o       la gerencia y los usuarios apoyan el proyecto;

o       el nuevo sistema requiere adiestramiento para los usuarios y la compañía está preparada para ofrecerlo;

o       el nuevo sistema traerá como consecuencia una reducción del personal;

o       si los usuarios estarán involucrados en planificar el nuevo sistema desde sus comienzos;

o       si el nuevo sistema requiere algún cambio en la manera en que se realizan las tareas;

o       si los clientes se verán afectados;

o       si el itinerario para el nuevo sistema es adecuado;

o       si se debe considerar alguna situación legal o ética.

 

Ø      Viabilidad Técnica: Un sistema es técnicamente viable si la organización tiene los recursos para desarrollarlo o comprarlo, instalarlo y operarlo. Se debe incluir lo siguiente:

o       si la organización tiene el equipo necesario para el sistema o si puede adquirirlo sin dificultad;

o       si el equipo propuesto tiene la suficiente capacidad para las necesidades futuras;

o       si la plataforma de hardware y software son confiables, integrables con otros sistemas de la compañía y de los clientes y suplidores;

o       si la combinación del equipo y los programas ofrecen el rendimiento adecuado y esperado;

 

Ø      Viabilidad Económica: Un sistema es económicamente viable si los beneficios proyectados sobrepasan los costos estimados en el desarrollo o la compra, instalación y operación del sistema. Los costos pueden ser “one-time” (que ocurren una sola vez) o continuos. Para determinar esta viabilidad, es necesario estimar adecuadamente el costo para satisfacer las necesidades en:

o       personal, incluyendo los usuarios y el personal de sistemas;

o       equipos y programas, incluyendo tanto los programas desarrollados en la compañía  como los comprados;

o       adiestramiento formal e informal;

o       licencias;

o       costos por consultoría y otros.