Introducción
Los procedimientos se pueden definir como serie de pasos que especifican cómo se debe realizar un trabajo. Ejemplo: Llenar una orden de un cliente, preparar los cheques de nómina. Un sistema es un grupo de procedimientos relacionados para una función de negocio en particular. Ejemplos de sistemas pueden ser: el inventario o el sistema de nómina.
Al hablar de sistemas, es importante explicar los componentes de cualquier sistema: Datos, Proceso, Información.
Los Datos son los componentes básicos, la materia prima de un sistema. Por ejemplo: las horas trabajadas, el salario, las deducciones. En el proceso se transforma el insumo (input) o datos en información correcta y significativa para las necesidades del negocio (output). Por lo tanto, la información son los datos que han sido procesados o convertidos en un producto (output) útil.
Un Sistema de Información se define como el uso efectivo del equipo (hardware), programas (software), datos, procedimientos y personas para alcanzar los resultados específicos que apoyan los objetivos del negocio o compañía. El equipo es la parte física del sistema de información, o sea, las computadoras, redes, equipo de comunicación, impresoras, etc. Los programas se dividen en dos tipos: Programas de Sistemas (System Software) y Programas de Aplicaciones (Application Software).
· Programas de Sistemas – Controla el ambiente del equipo y programas, incluye sistemas operativos y programas de utilidades.
· Programas de aplicaciones – Programas que procesan datos para producir la información que necesitan los usuarios. También se incluyen los programas ya creados (software packages) que facilitan las tareas de los usuarios.
Los datos son los componentes vitales de cada sistema. Si los datos entrados al sistema están incorrectos, los resultados obtenidos serán incorrectos (concepto Garbage in – Garbage out). Los procedimientos en un sistema son las tareas que las personas que trabajan con el sistema deben realizar para obtener los resultados deseados. Las personas o usuarios son quienes van a utilizar la información producida por el sistema. Por ejemplo, los clientes, gerentes, vendedores o cualquiera que interactúe con el sistema.
Tipos de Sistemas de Información
1. Sistemas operacionales – Procesan datos generados por las transacciones de día a día. Ejemplo: Sistema de producción, sistema de entrada de órdenes.
2. Sistema de información gerencial – Sistema computadorizado que genera información correcta y a tiempo para la gerencia de una compañía. Ejemplo: clientes con balances vencidos, inventario que necesita ser reordenado, etc.
3. Sistema de apoyo de decisiones – Es diseñado para ayudar a tomar decisiones de negocio analizando datos internos y externos.
4. Sistema de información ejecutivos – Le da apoyo a las necesidades de información de la gerencia de alto nivel y a su necesidad de tomar decisiones no estructuradas.
a. Decisiones no estructuradas – no se pueden predecir las decisiones ni predefinir las necesidades de información. Tienen que ver con problemas complejos que involucran toda la corporación. Ejemplo: predecir gustos del consumidor.
b. Decisiones estructuradas – tienen requisitos de información predefinidos y se puede predeterminar las acciones a seguir. Ejemplo: reordenar en inventario mínimo.
c. Decisiones semi-estructuradas – no se pueden predecir y definir tanto como las estructuradas. Ejemplo: el impacto de la inflación en el costo de producción.
5. Sistemas expertos – Simulan el razonamiento humano y el proceso de toma de decisiones. Ejemplo: inteligencia artificial – la aplicación de inteligencia humana a los sistemas de computadoras.
6. Sistemas de oficinas – Permite que los usuarios compartan datos a través de la organización. Incluye redes de computadora, correo electrónico, correo de voz, procesadores de palabras, Intranet, Internet y otros.