Diseño del sistema

Existen dos tipos de modelos o diseños:

- Modelo o diseño lógico – define qué debe hacer el sistema, define las funciones lógicas del sistema y la relación entre sus componentes.

- Modelo o diseño físico – define cómo el sistema debe realizar sus funciones. Es un plan para la implantación del sistema.

Un sistema debe ser:

· efectivo – debe satisfacer los requisitos y limitaciones definidas

· confiable – debe manejar adecuadamente los errores (errores de input, de proceso, de equipo, humano)

· fácil de mantener – debe estar bien diseñado, flexible, desarrollado tomando en cuenta futuros cambios.

Cuando se diseña un sistema se debe tomar en cuenta a los usuarios, a los datos y a los procesos. Se recomienda el uso de códigos. Un código es un conjunto de letras y/o números que representan datos. Se usan en el Input y Output de un sistema. En el diseño se trabaja con los códigos existentes y se desarrolla cualquier código nuevo que sea requerido.

Tipos de códigos:

1. Sequence code (código de secuencia) – son números o letras asignados en un orden en específico. No contiene información adicional, sino que tan solo india el orden de la entrada en el sistema. Ejemplo: un número de empleado en secuencia solo indica qué empleado comenzó a trabajar primero.

2. Block sequence code – Usa bloques de números para diferentes clasificaciones. Ejemplo: Los números de códigos de las clases en la universidad; de 100 a 199 para las clases de primer año, de 200 a 299 para las de segundo año, etc.

3. Classification code – Distingue un grupo de artículos de otro. Ejemplo: los códigos usados en tiendas por departamento para identificar el área que vendió un artículo (HW – hardware, GN – jardinería, etc.).

4. Alphabetic code – Son abreviaturas. Ejemplo: PR – Puerto Rico, NY – New York.

5. Mnemonic code – usa una combinación de letras y símbolos que son fáciles de recordar. Ejemplo: los códigos en los aeropuertos, LAX significa Los Angeles Internacional.

6. Significant digit code – Distingue artículos usando una serie de subgrupos de dígitos. Ejemplo: código postal (zipcode).

7. Derivation code – Combina datos de diferentes características del artículo para crear el código. Ejemplo: códigos de suscripciones de revistas 00669PLOPEZ23.

8. Cipher code – Usa una palabra clave para codificar un número. Ejemplo: una tienda puede usar una palabra como GRAND para indicar el precio pagado por el artículo $562.90 (cada letra significa un número).

9. Action code – Indica la acción que se va a tomar con referencia al artículo asociado. Ejemplo: un programa puede requerir que se entre el número del cliente y un código para saber qué se desea hacer con la información de ese cliente: A para añadir la información (Add), D para mostrar (Display), X para salir (eXit).

10. Self-checking code – Usa un dígito para verificar la validez del código numérico.

Tipos de Output

1. Output impreso – Es el Output en papel. La tecnología ha mejorado las impresoras, por lo tanto la calidad del output.

Ventajas:

a. Mucha gente prefiere trabajar con papeles y no con un documento en pantalla.

2. Son necesarios para documentos que rotan o pasan por diferentes personas o procesos y que luego sirven de Input en el mismo sistema o en otro. Ejemplo: facturas de teléfono.

Desventajas:

a. Es costoso comprarlo, imprimir en él, guardarlo y disponer de él.

b. Mucha de la información tiene poco tiempo de vida útil. Ejemplo: informe de inventario.

c. Muchas veces hay un tiempo de espera desde que se pide el reporte hasta que se imprime la información.

2. Screen Output – El “screen”, pantalla o monitor es el equipo de output más conocido. En la actualidad se puede combinar gráficas, efectos especiales y otras funciones para crear output que sea atractivo para el usuario. Una ventaja de este output es que presenta la información tal y como está en el momento en que se accesa; y si hay algún cambio lo refleja inmediatamente.
3. Audio – Transforma la información digital en sonidos o palabras que el usuario puede entender. Ejemplo: Telebanco, confirmaciones de vuelos, beep, etc.
4. Automated Facsimile System – Sistemas controlados por el usuario para pedir y recibir información específica a través del fax.
5. E-Mail – Sistema de mensajes electrónicos que usan redes, incluyendo el Internet.
6. Links to Web pages – Provee acceso a información unida a un lugar en el Web, incluyendo transferencia de archivos.
7. Computer output microfilm (COM) – Registran información como imágenes en páginas de microfichas o rollos de microfilmes.
8. Otros equipos especializados – Son output para aplicaciones especializadas, incluyendo (ATH), terminales en puntos de ventas (supermercados) y otros.

Diseño de reportes impresos:

Tipos de reportes según su contenido:

1. Detail report – Una o más líneas de output son producidas por cada record procesado. Cada línea de output impresa se llama línea de detalles. Ejemplo: matrícula.

2. Exception report – muestra solo aquellos records que cumplen una condición en específico. Ejemplo: Clientes con cuentas vencidas.

3. Summary report – contiene un resumen de la información. Son usados generalmente por personal de altos niveles de la organización, quienes necesitan menos detalles en los reportes.

Reportes según su distribución:

1. Internal report – distribuido dentro de la organización y raras veces sale fuera de la misma o es visto por personas externas.

2. External report – distribuido fuera de la organización. Muchas veces se imprimen en papeles especiales. Ejemplo: cheques, facturas, etc.