Fase de Análisis del Sistema

La tarea principal de la fase de análisis es buscar datos sobre el sistema actual, sea manual o computadorizado; y sobre lo que se necesita para apoyar las necesidades del negocio. Los pasos a seguir en el análisis del sistema son:

Determinar los requisitos del sistema
Analizar los requisitos
Llegar a conclusiones y presentar recomendaciones a la gerencia.

Para esta fase se necesitan diferentes destrezas:

Destrezas de pensamiento crítico – para reconocer el problema, analizar los elementos y comunicar los resultados efectivamente.
Destrezas interpersonales – para trabajar con personas en todos los niveles de la organización y balancear el conflicto que pueda existir entre las necesidades de los usuarios y los objetivos del sistema.

Un requisito del sistema es una característica o función que se debe incluir en un sistema de información para que satisfaga las necesidades del negocio y sea aceptado por los usuarios. Los requisitos del sistema se dividen en cinco categorías:

Output – reportes que proveen información a los usuarios.
Input – datos que son entrados al sistema y son necesarios para el proceso.
Proceso – Procedimientos, formas de acceso, actualizaciones de archivos y otros aspectos que son necesarios en el sistema para que sea funcional.
Tiempo (Timing) – tiempo mínimo que es necesario para que un proceso se realice y para que el output esté listo cuando sea necesitado.
Controles – Procesos que son necesarios para asegurar que los datos son correctos y seguros.

Técnicas para buscar información:

Entrevistas – Es una de las herramientas más importantes de la búsqueda de datos. Es una reunión planificada donde se obtiene información por medio de otras personas. Consiste de 6 pasos:

Determinar la(s) personas(s) a entrevistar – Es necesario entrevistar personas de diferentes niveles de la organización y que estén involucradas directa o indirectamente con el sistema. Se puede escoger a las personas usando el organigrama, o se puede considerar cualquier estructura informal que exista en la organización.
Establecer los objetivos de la entrevista – Primero se determinan las áreas o niveles gerenciales que nos pueden proveer información general y luego se lista los datos específicos que se necesitan obtener del nivel operacional. También se solicitan ideas, sugerencias y opiniones.
Prepararse para la entrevista – La preparación incluye acordar un día y hora para la entrevista, enviar recordatorio para confirmar la reunión, si hay que posponer la reunión, se debe establecer otra fecha y hora, mantener a los supervisores y gerentes enterados de la reunión, etc. Se deben preparar las preguntas que se realizarán.

Preguntas abiertas – promueven respuestas espontáneas y no estructuradas. Se usan para entender procesos grandes o para entender la opinión, actitud o sugerencias del entrevistado. Ej. ¿Cómo se realiza esta tarea?
Preguntas cerradas – Limitan o restringen las respuestas. Se usan cuando se desea información detallada y específica o se necesita verificar datos. Ej. ¿Cuántas computadoras tiene el departamento
Preguntas con respuestas limitadas – Tipo de preguntas cerradas que provee respuestas limitadas o escalas numéricas. Facilita la tabulación e interpretación de los resultados. Ej. En una escala de 1 (menor) a 10 (mayor), ¿cuál efectivo fue el adiestramiento?

Hacer la entrevista – Se debe comenzar presentándose, describiendo el proyecto y explicando los objetivos de la entrevista. Dé tiempo suficiente para que la persona responda cada pregunta tranquilamente. ESCUCHE CUIDADOSAMENTE, no se limite a escuchar solo lo que usted desea oír. Al final, revise las contestaciones, resumiéndolas frente al entrevistado, así él o ella podrá corregir cualquier dato si es necesario. Por último, indique cuál será la próxima acción que usted seguirá.
Documentar la entrevista – Durante la entrevista se debe escribir sólo lo necesario. Al terminar la entrevista, debe escribir la información obtenida lo antes posible (antes de 30 minutos). Luego, escriba un memo al entrevistado agradeciendo el tiempo que le dedicó y la cooperación. Incluya el día, la hora y la localización de la entrevista, así como los puntos principales discutidos.
Evaluar la entrevista – Trate de identificar posibles desviaciones, por ejemplo, una persona que trate de proteger su área puede dar información incompleta.

Entrevistas no exitosas: Hay varias razones para que la entrevista no tenga el éxito necesitado. Algunas pueden ser: malentendidos, conflictos entre las personalidades del entrevistado y el entrevistador, temor del entrevistado a dar toda la información, falta de cooperación del entrevistado, etc. ¿Qué hacer? Comuníquese con su supervisor, explíquele la situación. Si es necesario, comuníquese con el supervisor del entrevistado para que autorice realizar la entrevista a otro empleado.

Otras técnicas para buscar información:

Revisión de documentación – se debe revisar la información existente para verificar cómo debe trabajar el sistema. Como la documentación puede estar atrasada, se debe buscar copia de los formularios y documentos que se usan en realidad.
Observación – Ver el sistema en acción permite entender mejor el sistema y sus procesos. También permite verificar la información obtenida mediante entrevista. Planifique su proceso de observación preparando una lista de las tareas específicas que desea observar y las preguntas que desea realizar. En el proceso de observación recuerde el Hawthorne Effect – que fue un experimento realizado en 1920 en Western Electric Company donde se demostró que el hecho de que los empleados fueran observados para el experimento aumentaba la productividad, sin importar si las condiciones de trabajo eran mejoradas o empeoradas.
Cuestionario – Se usan para obtener información de un gran número de personas. Es un documento que debe tener preguntas estándares. Sugerencias:

Haga un cuestionario breve y fácil de usar.
Provea instrucciones claras que respondan todas las posibles preguntas.
Organice las preguntas en un orden lógico, del tópico más sencillo al más complejo.
Use vocabulario y términos simples para evitar malentendidos.
No utilice preguntas que puedan sugerir la respuesta.
Limite el uso de preguntas abiertas, son difíciles para tabular.
Incluya una sección para comentarios.
Si es posible, pruebe el cuestionario primero en un grupo pequeño.

Muestreo – Cuando se estudia un sistema se debe obtener muestras o ejemplos de los documentos usados, como reportes, resúmenes de quejas, pedidos de trabajo, etc. El objetivo principal es asegurar que la muestra representa la población adecuadamente.
Investigación – Puede incluir el proceso de revisar los “journals”, periódicos y libros para obtener información; material técnico y datos sobre las tendencias y desarrollos de la industria. Se puede usar el Internet para obtener información sobre suplidores y sus productos, servicios, etc.
Gráficas – Se pueden utilizar para observar tendencias dentro de los datos obtenidos.

Otras técnicas de desarrollo

Joint Application Developrment (JAD) – técnica desarrollada por IBM. Se crea un grupo de usuarios, gerentes y personal de sistemas de información, que trabajan unidos para obtener información, discutir las necesidades del negocio y definir los requisitos del nuevo sistema. Se enfoca en determinar los requisitos del sistema.

Rapid Application Development (RAD) – técnica que reduce el tiempo necesario para diseñar el nuevo sistema. Su creador propone cuatro fases de RAD: planificación de requisitos, diseño del usuario, construcción y corte. El objetivo es ahorrar tiempo y costos en el desarrollo usando un grupo que realiza varias tareas del desarrollo del sistema.

Object-Oriented System Development – la idea principal es crear un sistema basado en objetos y la interacción entre ellos, más que en los procesos y flujo de datos. Los objetos son una entidad que el sistema reconoce y con la que interacciona. Los objetos tienen características específicas o atributos. (Ejemplo, un sistema creado en Visual Basic.)